Som vzdialeným pracovníkom asi tri roky a naučil som sa, ako byť produktívny, keď som doma, a tiež ako riadiť vzdialené tímy ako zakladateľ spoločnosti. Ale budem úprimný - trvalo mi dlho, kým som prišiel na to, ako zefektívniť prácu na diaľku. Bol som tak zvyknutý, že ma na každom kroku vyrušovala komunikácia a e-mail v reálnom čase, len som predpokladal, že to tak bude pre všetkých.
Keď som pracoval sám a začal diagnostikovať problém prerušovania po celú dobu, zistil som, že väčšinu môjho neproduktívneho času som trávil rozdávaním a zhromažďovaním aktualizácií stavu od všetkých, s ktorými som pracoval. Čím menej informovaní ľudia - najmä ľudia vo vedúcich pozíciách - boli o tom, čo robím, tým viac e-mailov, textových správ a správ z chatu mi posielali. Niektorí vodcovia sú v poriadku, ak nie sú v kontakte, ale niektorí sú nepríjemní, ak od vás každú druhú hodinu nepočujú. Pre všetkých to bola strata času.
Urobil som teda jednu zmenu, ktorá mala veľký vplyv. Každé pondelok ráno som začal posielať e-maily s predmetom „Môj plán na tento týždeň“. V tomto e-maile by som príjemcom informoval, aké sú moje plány na tento týždeň, a spýtal sa, či by mali nejaké otázky alebo nejaké úpravy, ktoré by chceli urobiť v mojich prioritách.
Vyzerá to takto:
Ahoj všetci - Mojou prioritou bude tento týždeň zamerať sa na zverejňovanie blogových príspevkov a dokončenie nášho marketingového a partnerského plánu.
Tu uvádzam niekoľko aktivít, na ktorých budem pracovať:
Na intranete uverejnite článok „Pokyny z práce“.
Vytvorte návrh marketingového plánu, o ktorom sme diskutovali minulý týždeň, so zámerom získať súhlas do konca tohto týždňa.
Tento týždeň mám niekoľko stretnutí s našimi partnermi. Pošlem zhrnutie tých diskusií.
Ďakujem! Ak máte akékoľvek otázky alebo chcete vidieť úpravy mojej priority, dajte nám vedieť.
Ďakujem!
- Robbie
Podľa aktivít v danom týždni by som zahrnul aj sekciu „to, čo som dokončil minulý týždeň“. Táto časť vyzerá takto:
Minulý týždeň sa mi podarilo zverejniť vzdialený blogový príspevok, porozprávať sa s tromi našimi partnermi a dokončil som dobrý návrh nášho marketingového plánu, o ktorom sme diskutovali minulý týždeň. Dúfal som, že marketingový plán bude dokončený, ale stále čakám, kým sa Suzy vráti z dovolenky, a keď sa vráti tento týždeň, skontrolujem to s ňou.
Toto je užitočný e-mail na odoslanie klientom, ale je užitočný aj interne. Ak ste zakladateľom alebo výkonným riaditeľom spoločnosti, váš e-mail zamestnancom by vyzeral takto:
Ahoj všetci - tu sú naše priority a smerovanie pre tento týždeň.
Musíme zvýšiť predaj nadbytočných zásob. Môže marketingový tím zostaviť plán predaja všetkého nepoužitého inventára, ktorý máme v našom sklade? Ak ho do 30 dní nepredáme, budeme musieť zlikvidovať inventár.
Naše e-mailové kampane sa majú vynikajúco. Spravme ich viac. Prejdime z 1 e-mailu týždenne na 2 e-maily týždenne.
Na nasledujúcich 30 dní zrušte všetky zbytočné stretnutia, ktoré nesúvisia s cieľmi predaja. Sme v krízovom režime a bol by som rád, keby sme sa zamerali na vylepšenia, ktoré môžeme urobiť. Viem, že niektorí z vás majú dôležité stretnutia aj so mnou, ale ak to nesúvisí s predajom, pozvánku prosím zatiaľ preložte.
- Robbie
Môžete tiež požiadať svoj tím, aby vám zasielal podobné týždenné informácie o tom, čo dosiahli, a ich plánoch na budúci týždeň.
Keď môj tím a ja posielam takéto e-maily, klienti a spoluhráči to zvyčajne milujú. Znižuje ich úzkosť a dáva im lepší prehľad o tom, na čo sa každý človek zameriava. Prerušenia sa tiež výrazne znižujú, pretože príjemca má istotu, že ste nad vecou a nepotrebujete pripomenutie, aby ste neustále pracovali.
Tento jeden e-mail môže vašej spoločnosti ušetriť veľa času.
