Zamestnanci USA minú v priemere asi štvrť prečesania pracovného týždňa stovky emailov .
Napriek tomu, že sme prilepení na naše tlačidlá odpovedí, kariérna trénerka Barbara Pachter hovorí, že veľa odborníkov stále nevie, ako správne používať e-mail.
Kvôli obrovskému množstvu správ, ktoré čítame a píšeme, môžeme byť náchylnejší robiť trápne chyby a tieto chyby môžu mať vážne následky.
Pachterová vo svojej knihe načrtáva základy modernej e-mailovej etikety. Etiketa základov podnikania . “ Hovorili sme s ňou a vytvorili sme najdôležitejšie pravidlá, ktoré potrebujete vedieť.
Vivian Giang a Rachel Sugar prispeli k starším verziám tohto článku.
1. Zahrňte jasný a priamy predmet
Medzi príklady dobrého predmetu patrí napríklad „Zmenený dátum stretnutia“, „Rýchla otázka o vašej prezentácii“ alebo „Návrhy návrhu“.
„Ľudia sa často rozhodujú, či si otvoria e-mail podľa predmetu,“ hovorí Pachter. „Vyberte si taký, ktorý čitateľom dá vedieť, že riešite ich problémy alebo obchodné problémy.“
2. Použite profesionálnu e-mailovú adresu
Ak pracujete pre spoločnosť, mali by ste použiť svoju e-mailovú adresu. Ak ale používate osobný e-mailový účet - či už ste samostatne zárobkovo činná osoba alebo ju chcete len občas používať na korešpondenciu súvisiacu s prácou - pri výbere tejto adresy by ste mali byť opatrní, hovorí Pachter.
Vždy by ste mali mať e-mailovú adresu, ktorá uvádza vaše meno, aby príjemca presne vedel, kto e-mail odosiela. Nikdy nepoužívajte e-mailové adresy (možno zvyšky vašich dní základnej školy), ktoré nie sú vhodné na použitie na pracovisku, ako napríklad „babygirl @ ...“ alebo „beerlover @ ...“ - bez ohľadu na to, ako veľmi milujete studený zápar.
3. Pred stlačením tlačidla „Odpovedať všetkým“ si to dvakrát premyslite.
Nikto nechce čítať e-maily od 20 ľudí, ktorí s nimi nemajú nič spoločné. Ignorovanie e-mailov môže byť zložité, pretože mnoho ľudí dostane oznámenia o nových správach na svoje smartphony alebo rušivé vyskakovacie správy na obrazovkách svojich počítačov. Pokiaľ si skutočne nemyslíte, že každý na zozname musí dostať e-mail, zrieknite sa možnosti „Odpovedať všetkým“, hovorí Pachter.
4. Zahrňte blok podpisu
Poskytnite váš čitateľ s niektorými informáciami o vás, navrhuje Pachter. „Spravidla by to uvádzalo vaše celé meno, titul, názov spoločnosti a vaše kontaktné informácie vrátane telefónneho čísla. Môžete si tiež pridať trochu publicity pre seba, ale neprekračujte hranice žiadnymi výrokmi alebo umeleckými dielami. “
Používa rovnaké písmo, veľkosť písma a farbu ako zvyšok e-mailu, hovorí.
5. Použite profesionálny pozdrav
Nepoužívajte bezstarostné hovorové výrazy ako „Hej, chlapci“, „Áno“ alebo „Ahoj ľudia.“
„Uvoľnená povaha našich spisov by nemala mať vplyv na pozdrav v e-maile,“ hovorí. „ Ahoj je veľmi neformálny pozdrav a všeobecne by sa nemal používať na pracovisku. A Ja tiež nie je v poriadku. Použite Ahoj alebo Ahoj namiesto toho. “
Tiež neodporúča skracovať meno nikoho. Povedzte „Ahoj Michael“, pokiaľ si nie si istý, že sa radšej volá „Mike“.
6. Výkričníky používajte s mierou
Ak sa rozhodnete použiť výkričník, na vyjadrenie vzrušenia použite iba jeden, hovorí Pachter.
„Ľudia sa niekedy nechajú uniesť a na konci trestu dajú niekoľko výkričníkov. Výsledok sa môže javiť príliš emotívny alebo nezrelý, “píše. „Výkričníky by sa mali pri písaní používať striedmo.“
7. Buďte opatrní s humorom
Humor sa môže ľahko stratiť v preklade bez správneho tónu alebo mimiky. Pri profesionálnej výmene je lepšie vynechať humor z e-mailov, pokiaľ príjemcu dobre nepoznáte. Niečo, čo je podľa vás vtipné, nemusí byť vtipné aj pre niekoho iného.
Pachter hovorí: „Niečo vnímané ako vtipné, keď sa hovorí, môže pri písaní naraziť veľmi odlišne. Ak máte pochybnosti, vynechajte to. “
8. Vedzte, že ľudia z rôznych kultúr hovoria a píšu rôzne
K nesprávnej komunikácii môže dôjsť ľahko z dôvodu kultúrne rozdiely , najmä v písomnej forme, keď si navzájom nevidíme reč tela. Prispôsobte svoju správu podľa kultúrneho zázemia príjemcu alebo podľa toho, ako dobre ho poznáte.
Pachter hovorí, že je potrebné mať na pamäti dobré pravidlo, že vysoko kontextové kultúry (japonská, arabská alebo čínska) vás chcú spoznať skôr, ako s vami budú obchodovať. Preto môže byť bežné, že obchodní partneri z týchto krajín budú vo svojich prácach osobnejší. Na druhej strane ľudia z kultúr s nízkym kontextom (nemecká, americká alebo škandinávska) sa najradšej dostanú k veci veľmi rýchlo.
9. Odpovedajte na svoje e-maily - aj keď e-mail nebol určený pre vás
Je ťažké odpovedať na každú e-mailovú správu, ktorá vám bola kedy odoslaná, ale mali by ste sa pokúsiť, hovorí Pachter. Týka sa to aj toho, keď vám bol e-mail omylom odoslaný, najmä ak odosielateľ očakáva odpoveď. Odpoveď nie je nutná, slúži však ako dobrá e-mailová etiketa, najmä ak táto osoba pracuje v rovnakej spoločnosti alebo priemysle ako vy.
Tu je príklad odpovede: „Viem, že si veľmi zaneprázdnený, ale nemyslím si, že by si mi chcel poslať tento e-mail. A chcel som vám dať vedieť, aby ste ho mohli poslať správnej osobe. “
10. Pridajte e-mailovú adresu ako poslednú
„Nechcete omylom poslať e-mail, kým nedopíšete správu,“ hovorí Pachter. „Aj keď odpovedáte na správu, je dobrým opatrením vymazať adresu príjemcu a vložiť ju iba vtedy, keď ste si istí, že správa je pripravená na odoslanie.“
11. Korektúry každej správy
Príjemcovia vášho e-mailu nezostanú bez chyby. „A v závislosti od príjemcu vás môže súdiť, že ste ich vyrobili,“ hovorí Pachter.
ako chodiť so ženou Váhy
Nespoliehajte sa na kontrolu pravopisu. Pred odoslaním si prečítajte a znova prečítajte e-mail, najlepšie nahlas.
„Jeden nadriadený mienil napísať„ Prepáčte za nepríjemnosti, “hovorí Pachter. 'Ale spoliehal sa na svoju kontrolu pravopisu a nakoniec napísal:' Prepáčte za inkontinenciu. '
12. Skontrolujte, či ste vybrali správneho príjemcu
Pachter hovorí, že pri zadávaní mena z adresára do riadku „Komu“ e-mailu treba venovať zvýšenú pozornosť. „Je ľahké zvoliť nesprávne meno, ktoré by mohlo byť pre vás a pre osobu, ktorá omylom dostane e-mail, nepríjemné.“
13. Udržujte svoje písma klasické
Purple Comic Sans má čas a miesto (možno?), Ale pre obchodnú korešpondenciu používajte svoje písma, farby a veľkosti klasické.
Kardinálne pravidlo: Vaše e-maily by mali byť ľahko čitateľné pre ostatných ľudí.
„Spravidla je najlepšie používať 10 alebo 12 bodový typ a ľahko čitateľné písmo, ako napríklad Arial, Calibri alebo Times New Roman,“ radí Pachter. Čo sa týka farby, čierna je najbezpečnejšia voľba.
14. Neskracujte meno príjemcu, pokiaľ vás o to nepožiadajú
„ Volám sa Barbara. Nerád dostávam e-maily adresované ako „Ahoj Barb,“ hovorí Business Insider. „To isté platí pre používanie prezývok. Nehovor mi Barbie! “
Pokiaľ vám osoba nepovedala, že dáva prednosť prezývke, nepoužívajte ju. Možno sa len snažíte byť priateľský alebo neformálny, ale je to nevhodné a môže sa dostať príjemcovi pod kožu.
15. Skontrolujte, či ste správne napísali meno príjemcu
„Ak niekoho pri pozdravení urazíte, táto osoba už nemusí čítať,“ hovorí.
Buďte úctiví a správne vyhláskujte meno príjemcu. „Mnoho ľudí sa urazí, ak je ich meno nesprávne napísané. Skontrolujte správny pravopis v bloku podpisu osoby. Môžete tiež skontrolovať ich e-mailovú adresu. Meno a / alebo priezvisko ľudí je často uvedené na ich adresách. ““
Ak posielate e-mailom potenciálnemu klientovi, môže predpokladať, že venujete malú pozornosť detailom, alebo ste príliš zaneprázdnení alebo rozptýlení, aby ste správne zorientovali svoje meno, a to nie je správa, ktorú chcete poslať.
16. Majte prehľad o svojom tóne
Rovnako ako vtipy, ktoré sa stratia v preklade, je ľahké nesprávne interpretovať tón bez kontextu, ktorý by ste dostali z hlasových povelov a výrazov tváre. Podľa toho je ľahké prísť z toho náhleho, čo ste možno chceli. Mysleli ste „priamo“; čítajú „nahnevaný a strohý“.
Aby ste sa vyhli nedorozumeniam, spoločnosť Pachter odporúča prečítať si správu nahlas predtým, ako kliknete na tlačidlo Odoslať. „Ak to pre vás znie tvrdo, bude to znieť tvrdo aj pre čitateľa,“ hovorí.
Najlepšie výsledky dosiahnete, ak nepoužívate jednoznačne negatívne slová („zlyhanie“, „nesprávne“ alebo „zanedbané“) a vždy hovorte „prosím“ a „ďakujem“.
17. Nič nie je dôverné - preto píšte podľa toho
Vždy si pamätajte, na čo bývalý bývalý riaditeľ CIA David Petraeus zjavne zabudol, varuje Pachter: Každý elektronická správa zanecháva stopu.
„Základným pravidlom je predpokladať, že ostatní uvidia, čo napíšete,“ hovorí, „takže nepíšte nič, čo by ste nechceli, aby videli všetci.“ Liberálnejší výklad: Nepíšte nič, čo by pre vás bolo zničujúce alebo škodlivé pre ostatných. Napokon je nebezpečne ľahké preposlať e-mail a je lepšie byť v bezpečí, ako ľutovať.
Toto príbeh sa prvýkrát objavil dňa Business Insider .
