Toto príbeh sa prvýkrát objavil dňa Múza , webová destinácia so vzrušujúcimi pracovnými príležitosťami a odborným kariérnym poradenstvom.
Len preto, že Google vrátil funkciu odoslania nedávno zavedené neznamená, že máte jasno, pokiaľ ide o chyby e-mailov. Nakoniec, keď pracujete tak rýchlo, ako robíte, má zmysel iba to, že sa každú chvíľu pošmyknete. Aj keď si perfekcionista.
V skutočnosti existuje niekoľko vecí, ktoré nakoniec všetci profesionáli urobia - v zamestnaní (ak nie raz za rok). Namiesto toho, aby ste podliehali panike, sa teda riaďte iba našimi pokynmi.
1. Kliknite na tlačidlo Odoslať predtým, ako sa na vás objaví
Je ťažké zostať v pokoji potom, čo ste niekomu omylom poslali pol e-mailu - najmä keď ste plánovali revíziu, pretože je plná preklepov, nadmerných výkričníkov a niektorých formulácií, ktoré sa dajú ľahko nesprávne interpretovať.
Ale nasledujúcich 10 minút nestrávte hľadaním aplikácie na sledovanie e-mailov a zistite, či príjemca otvoril správu. Namiesto toho rýchlo dokončite pôvodný e-mail (už nemáte luxus stráviť jeho úpravami niekoľko minút) a hore napíšte nasledujúci text:
Pred dokončením e-mailu som urobil chybu, že som klikol na odoslať, takže predchádzajúci ignorujte. Ospravedlňujem sa za zmätok!
2. Náhodná odpoveď všetkým
Táto chyba sa vyskytuje v dvoch scenároch: Jeden, pošlete niečo, čo nie je dôverné, ale nie je to presne určené na to, aby si ho prečítal každý - napríklad e-mail šéfovi o dovolenke. Alebo dvaja, pošlete celej spoločnosti chrapľavý komentár o kolegovi, ktorý mal vidieť iba blízky priateľ.
Pre prvý scenár skúste:
Ahoj [skupina, na ktorú si odpovedal všetkým],
Ojoj - to bolo určené pre [pôvodného príjemcu]. Ospravedlňujem sa za upchatie vašej doručenej pošty!
A pri druhom scenári postupujte takto:
Ospravedlňujeme sa, že ste upchali svoju doručenú poštu! Som si istý, že e-mail je ľahko nesprávne vyložený z kontextu - ignorujte ho.
Vysielanie je začiatok, ale ešte stále nie ste zvedený. Nejde o príležitostné vykĺznutie, ktoré sa dá tak ľahko napraviť. Oslovte kohokoľvek, koho ste urazili osobne (alebo cez telefón), a ospravedlňte sa - bez ohľadu na to, aké je to nepríjemné. Potom si prečítajte toto za postup krok za krokom, ako sa spamätať z tohto typu závažnejšej pracovnej chyby.
3. Príprava veľkého preklepu
Väčšina preklepov nevyžaduje doplňujúcu poznámku, ale všetci sme narazili na tie príšerné, ktoré si vyžadujú vysvetlenie. Možno preklep zmení význam toho, čo sa vlastne snažíte povedať. Alebo je ich možno toľko, že vyzeráte mierne negramotne.
Namiesto toho, aby ste dúfali, že váš príjemca ignoruje preklepy ako chybu, povedzte mu:
Páni, chcel som napísať [správne napísané slová], nie to, čo som poslal skôr! Tu je častejšia kontrola pravopisu.
4. Zaslanie nesprávnej osoby e-mailom
Táto chyba má opäť dva rôzne scenáre. Buď pošlete správu týkajúcu sa spoločnosti kolegovi dva namiesto kolegovi jeden, alebo omylom pošlete citlivé informácie niekomu mimo spoločnosť.
Pre prvý scenár napíš:
Je mi ľúto, tento e-mail bol napísaný pre niekoho iného! Viem, že dostávate kopu správ, takže túto správu môžete odstrániť.
Posledný scenár je samozrejme oveľa vážnejší. Predtým, ako kontaktujete nesprávneho príjemcu, vyrovnajte sa s jeho dôsledkami tým, že dáte vedúcemu vedieť, čo sa stalo, a zistíte, aké citlivé boli informácie, ktoré ste prezradili. Potom sa na základe pokynov vašej vyššej osoby ospravedlňte vonkajšej strane a slušne ho požiadajte, aby vašu správu odstránil.
Aké sú ďalšie každodenné e-mailové chyby a ako sa z nich zotavujete? Povedz mi niečo o nich na Twitteri ?
