Nie je to také ľahké, ako to vyzerá.
Každý chce odviesť skvelú prácu, ale len málokto chápe, čo je potrebné na vykonanie skvelej práce. Je to len jeden dôvod, prečo, hoci dobrých nápadov je tucet, ľudí a spoločností, ktoré dokážu realizovať dobré nápady, je len zďaleka málo.
tiger v roku kohúta
Amazon je jednou z týchto spoločností: „Obchod s potravinami“ si za celé desaťročia vydobyl vynikajúce výsledky v dosahovaní skvelých nápadov.
Jeden dôvod, prečo:
Bezos naučil zamestnancov „definovať rozsah“.
Na rozsahu pôsobnosti záleží
Z hľadiska projektového riadenia sa „rozsah“ používa na opísanie podrobností o tom, čo je súčasťou práce, spolu s časom a úsilím, ktoré je potrebné na jej dokončenie.
Či už pracujete na komplexnom projekte alebo dokonca na malom súbore úloh, je nesmierne dôležité definovať rozsah.
Pritom ako vysvetlil Bezos v minulom liste akcionárom, vyžaduje najskôr rozpoznať, ako vyzerá „dobrý“ výsledok. Potom musíte pochopiť a mať reálne očakávania, koľko práce bude potrebných na dosiahnutie tohto výsledku.
Je to dôležité, pretože veľa pracovných miest je ťažších, náročnejších alebo ich dokončenie trvá viac času, ako si väčšina ľudí predstavuje.
Na ilustráciu Bezos rozpráva príbeh priateľa, ktorý sa naučil, ako správne stáť na rukách. Nakoniec si najala trénera, ktorý jej povedal, že väčšina ľudí si myslí, že stojku zvládne asi za dva týždne, keď to v skutočnosti trvá asi šesť mesiacov.
„Nereálne viery v rozsah - často skryté a nediskutované - zabíjajú vysoké štandardy,“ hovorí Bezos. „Ak chcete dosiahnuť vysoký štandard sami alebo ako súčasť tímu, musíte si vytvoriť a proaktívne komunikovať realistické viery o tom, aké ťažké bude niečo.“
Bezos potom poskytuje príklad toho, ako to funguje na Amazone.
Pokiaľ ide o prezentáciu nových nápadov, zamestnanci Amazonu nepoužívajú PowerPoint. Namiesto toho píšu naratívne štruktúrované poznámky, ktoré môžu mať až šesť strán.
„Nie je prekvapením, že kvalita tieto poznámky sa veľmi líšia, “píše Bezos. „Niektorí majú jasno v speve anjelov. Sú brilantní a premyslení a pripravili stretnutie pre kvalitnú diskusiu. Niekedy prídu na druhý koniec spektra. ““
Keď nie je poznámka skvelá, hovorí Bezos, obvykle nejde o neschopnosť pisateľa rozpoznať vysoký štandard. Je to skôr nesprávne očakávanie rozsah : Spisovateľ sa domnieva, že dokážu dobre vypracovanú poznámku napísať za jeden alebo dva dni alebo dokonca niekoľko hodín.
Podľa Bezosa to v skutočnosti trvá týždeň alebo viac.
„Pokúšajú sa o zdokonalenie stojky na rukách iba za dva týždne,“ hovorí Bezos. „Skvelé poznámky sa píšu a prepisujú, zdieľajú s kolegami, ktorí sú požiadaní o zlepšenie práce, odložia si ich na pár dní a potom ich znova upravia so sviežou mysľou. Jednoducho sa to nedá urobiť za deň alebo dva. “
Ďalej pokračuje: „Kľúčovým bodom je, že výsledky môžete vylepšiť jednoduchým aktom rozsahu výučby - skvelá poznámka by pravdepodobne mala trvať týždeň alebo viac.“
Existujú aj ďalšie dôvody, prečo je dôležité vymedziť rozsah práce:
Motivácia
Novinka pracovať na niečom novom zaniká dosť rýchlo. Toľko ľudí začalo na ceste úspechu, len aby sa vzdali, než zožnú to, čo zasejú - pretože jednoducho nechápu, čo je potrebné na dosiahnutie výsledku, v ktorý dúfajú.
Definovaním rozsahu si môžete pomôcť dať si motiváciu, ktorú potrebujete, aby ste išli ďalej - pretože môžete ľahko sledovať, čo ste urobili, a zistiť, ako ďaleko máte zájsť.
Exekúcia
Každá spoločnosť a každý projekt má súbor nepísaných úloh, o ktorých sa všetci domnievajú, že ich jednoducho zvládnu, aj keď nikto nevie, kto ich bude robiť.
Hádaj čo? Tieto úlohy sa zvyčajne nedokončia.
Definovanie rozsahu pomáha objasniť tieto úlohy, aby sa niekto ubezpečil, že sú splnené.
Jednota
Ako vysvetľuje Bezos, veľa pracovných miest je ťažších, náročnejších alebo ich dokončenie trvá viac času, ako si väčšina ľudí predstavuje.
Je pravdepodobnejšie, že tím skutočne dosiahne vynikajúce výsledky, ak všetci zúčastnení pochopia, koľko času a úsilia je potrebné.
Vpred pokrok
„Scope creep“ je ďalší pojem riadenia projektu, ktorý popisuje, ako sa požiadavky na prácu zvyknú časom zvyšovať.
Napríklad, ak ste zodpovední za výrobu nového produktu, viete, ako rýchlo sa môže rozšíriť zoznam požadovaných funkcií pre tento nový produkt.
ako získať späť vodnárske mužské srdce
Tieto funkcie samozrejme môžete do zoznamu pridať, ale ak je to mimo pôvodne definovaného rozsahu produktu, bude to stáť: Bude to trvať dlhšie alebo zvýši rozpočet projektu.
Definovanie rozsahu pomáha zodpovedným osobám zabrániť, aby sa uviazli v dôsledku ďalších požiadaviek, a posúvať sa vpred.
Znížený stres
Je tak ľahké toho vziať príliš veľa, pretože si myslíte, že existuje spôsob, ako do seba zapadnúť. Myslíte si, že sa čas zjaví magicky alebo že práca sa nejako sama zvládne ...
To nebude.
Takže buď práca nie spraviť ...
Alebo sa to nedokončí tak, ako by malo ...
Alebo sa to stane, ale o príliš veľké náklady pre vás alebo ostatných.
Naopak, keď správne definujete rozsah, znižujete stres a pomáhate životu plynúť hladšie.
Až sa teda nabudúce budete frustrovať z priebehu práce, urobte krok späť - a vyberte si stránku z príručky Jeffa Bezosa:
Definujte rozsah.
Pretože aj keď to nie je také ľahké, ako to vyzerá, je to určite dosiahnuteľné.
Musíte len vedieť, kam máte namierené - a do čoho idete.
(Ak sa vám páčilo „jednoduché pravidlo rozsahu“, určite to tak je.) prihlásiť sa na môj bezplatný kurz emočnej inteligencie, kde každý týždeň zdieľam podobné pravidlo, ktoré vám pomôže dosiahnuť, aby emócie fungovali namiesto vás.)
