Málokto môže povedať, že nikdy nenechá svoju doručenú poštu vymknúť sa spod kontroly. Aj keď ste viac schránka nula oddaný, existuje spravodlivá šanca, že keď sa vrátite z dovolenky alebo potrebujete ísť hlavou dole na projekt na niekoľko dní, ocitnete sa v zaplavenej schránke.
Zjednodušene povedané, e-maily tam, kde pristanú, strácajú čas. Vy premrhajte každý deň 27 minút opätovné čítanie e-mailov, ktoré sa vám v doručenej pošte chúlia, pretože si nemôžete prečítať, čo vidia vaše oči.
Plná doručená pošta tiež spôsobuje väčšie rozptýlenie. Štúdie naznačujú, že to trvá 23 minút na návrat po prerušení vašej pôvodnej úlohy. Plné schránky navyše vytvárajú vizuálny neporiadok, ktorý vyčerpáva vašu kognitívnu energiu.
Ak si chcete vymazať doručenú poštu, môžete sa snažiť skontrolovať každý e-mail osobitne. Trvalo by však hodiny, keby ste každému e-mailu venovali iba jednu minútu. Alternatíva je podobne riskantná - všetky e-maily môžete presunúť do jedného univerzálneho priečinka alebo ich všetky odstrániť a riskovať tak, že prídete o dôležitú poznámku.
Vďaka svojej trénerskej a školiacej práci som však identifikoval šesť vyhľadávaní, ktoré identifikujú e-maily, pri ktorých je oveľa menšia pravdepodobnosť, že budú vyžadovať individuálne spracovanie. Pomocou týchto vyhľadávaní môžete presunúť stovky - ak nie tisíce - e-mailov z doručenej pošty v priebehu niekoľkých minút a ponechať tie, ktoré s najväčšou pravdepodobnosťou budú vyžadovať individuálnu kontrolu.
Aby ste mohli využiť týchto šesť vyhľadávaní, musíte si vytvoriť dva e-mailové priečinky. Najskôr vytvorte „Archív“ v Outlooku alebo „Všetky správy“ v Gmaile a potom vytvorte „Čítanie“ bez ohľadu na to, akú e-mailovú službu používate. Keď to urobíte, máte k dispozícii šesť vyhľadávaní, pomocou ktorých môžete identifikovať e-maily, u ktorých je nepravdepodobné, že by vyžadovali individuálne spracovanie.
1. Presuňte všetky e-mailové adresy staršie ako 7 dní do priečinka Archivovať / Všetky správy
TO 2018 štúdia z 1 200 spotrebiteľov zistilo, že iba 13 percent zákazníkov a menej ako 1 percento spolupracovníkov očakáva odpoveď na e-mail po 2 dňoch. Je malá šanca, že odosielateľ týždenného e-mailu stále očakáva odpoveď. Ak chcete odstrániť viac e-mailov, zmeňte to na päť alebo dokonca tri dni.
Izolovajte tieto e-maily pomocou týchto vyhľadávacích sekvencií a potom ich presuňte do priečinka Archivovať / Všetky správy:
ako prilákať ženu Býka pomocou textových správ
- Gmail: v: doručenej pošty older_than: 7d
- Outlook: prijatý:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Presuňte všetky e-maily, ktoré sú v kópiách a ktoré sú staršie ako 3 dni, do priečinka Archivovať / Všetky správy
Keď vám boli zaslané e-maily, existuje menšia šanca, že budete musieť odpovedať, ak ste tak ešte neurobili. Vyhľadajte tieto e-maily pomocou nasledujúcich vyhľadávacích sekvencií a potom ich presuňte do priečinka Archivovať / Všetky správy.
- Gmail: cc: me older_than: 3d
- Outlook: Kópia: váš e-mail, prijatý:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Presuňte e-maily, ktoré v sebe nemajú vaše meno a sú staršie ako 3 dni, do Archívu / Všetky správy
Je menej pravdepodobné, že e-mailové adresy, ktoré neobsahujú vaše meno, budú vyžadovať vašu odpoveď. Niektoré e-maily (napr. Adresované tímu alebo začaté „Ahoj všetci“) môžu vyžadovať vašu odpoveď, ale spojením kritéria chýbajúceho mena s kritériom starým 3 dni môžete znížiť riziko, že vám niečo dôležité unikne.
- Gmail: -matt older_than: 3d
- Outlook: NIE je matný prijatý:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Presuňte všetky e-mailové správy a zoznamy e-mailových adries do priečinka Čítania
Nemusíte čítať spravodaj. Presuňte ich do priečinka Čítania a nastavte pravidlá / filtre, aby ste ich tam v budúcnosti automaticky nasmerovali.
Neexistuje dokonalý spôsob, ako tieto e-maily nájsť, ale väčšinu z nich môžete získať pomocou tohto a nasledujúceho vyhľadávania:
- Gmail: v: štítok doručenej pošty: ^ zrušiť odber
- Outlook: odhlásiť ALEBO „odhlásiť sa“
5. Presuňte zostávajúce e-mailové adresy zo zoznamu adries do priečinka Readings vyhľadaním bežných výrazov e-mailovej konferencie
Po použití predchádzajúceho vyhľadávania vyhľadajte nasledujúce výrazy v službách Gmail a Outlook a nájdite prípadných narušiteľov: „zásady ochrany osobných údajov“ alebo 'podmienky' alebo „preferencie“ alebo „zobraziť v prehliadači“ alebo „zobraziť ako webovú stránku.“
znamenie zverokruhu 3. apríla
6. Odstráňte oznámenia o odpovediach na pozvánky z kalendára
Aj keď v tejto chvíli môžu byť užitočné e-maily, ktoré vás informujú o tom, že sa niekto môže zúčastniť nadchádzajúcej schôdzky, nie je potrebné povoliť, aby vám tieto e-maily upchávali doručenú poštu, keď si budete môcť pozrieť odpovede ľudí súhrnne na každú schôdzku v samotnej pozvánke.
Pokračujte v izolácii týchto e-mailov a potom ich odstráňte:
- Gmail: od: calendar-notification@google.com
- Outlook: „Tichomorský čas“ (nahraďte svojím časovým pásmom). Bohužiaľ, neexistuje veľmi jednoduchý spôsob, ako izolovať tieto e-maily v Outlooku.
Tieto vyhľadávania môžu archivovať niekoľko e-mailov, ktoré si prajete, aby zostali vo vašej doručenej pošte, ale výhody ďaleko prevyšujú riziko. Tieto e-maily navyše môžete nájsť vo svojich priečinkoch tak ľahko, ako by ste ich mali v doručenej pošte.
